スケジュール・イベントとは
スケジュール(イベント)とは団体のスケジュールや出欠管理をオンラインで行う機能です。
カレンダー形式でイベントを登録し、
団体の活動予定やメンバーのスケジュール管理をサポートする機能です。
練習や大会などの活動予定や慰労会のお知らせやその出欠状況など様々なシーンでご利用いただけます。
・スケジュール画面への進み方
[メニューから進む]
ログインした後、左側メニューの「スケジュール」を選択してください。
↓↓↓
[メールから進む]
届いたメール本文内のURLから該当イベントへお進みください。
[通知やリクエストから進む]
ログインした際、未読の通知や未回答リクエストがある場合、赤丸数字が表示されています。
赤丸表示箇所を選択するとリスト形式で表示されますので選択すると該当イベントへ進めます。
スケジュール一覧の画面構成
メニューの「スケジュール」から進んだ場合、スケジュール画面(一覧画面)が表示されます。
カレンダー形式、リスト形式の2種類の表示方法があり、それぞれに登録されているイベントが表示されます。
① 表示方法切替エリア
カレンダー形式/リスト形式の切替、表示する単位 月/週/日の切替ができます。
リスト形式ではこのように表示されます。
②表示期間切替エリア
右方向で未来へ(次月/次週/次日)、左方向で過去へ(前月/前週/前日)、
真ん中の「今日」ボタンで今月/今週/今日に表示が切り替わります。
③イベント表示エリア
表示されているイベントを選択するとイベント詳細画面へ進みます。
空白の日を選択すると(作成権限がある場合は)新規イベント作成画面へ進みます。
イベント画面構成
一覧画面でイベントを選択した時、メールや通知・リクエストからイベントを選択した時は
イベント詳細画面が表示されます。
イベントの日時や場所など内容確認を行ってください。
イベントにコメントを入れ、イベントに関連するやりとりをこの画面で進める事も可能です。
[通知設定]
イベントの忘れ防止のため、指定した日時にメール通知を設定する事ができます。
「通知設定」タブを選択し、いつ通知を受けるかを設定し「変更」ボタンを押してください。
[3点ボタン]
3点ボタンを押すとこのイベントに関連する別機能との連携を行う事ができます。
(権限によって表示されるメニューが異なります)
変更:イベントの修正・変更が行えます。(実行権限がある場合のみ表示)
削除:イベントの削除が行えます。(実行権限がある場合のみ表示)
メールする:イベントについてメール配信が行えます。
つぶやく:イベントについてのつぶやきを作成できます。
公開設定: 団体メンバーのみ閲覧可能とするかURLを知っている誰でも閲覧可能か、閲覧設定が行えます。
Googleカレンダーに登録する:ご自身のGoogleアカウントのカレンダーへこのイベントを登録できます。(あらかじめGoogleアカウントが必要です)
ブログを登録する:イベントについてのブログを作成できます。
コピーして新規登録:このイベントの複製を新たに作成します。(実行権限がある場合のみ表示)
イベント画面の出欠回答
出欠回答ありで作られたイベントには「出欠」タブが表示されます。
出欠タブではイベント参加/不参加の回答や他の人の出欠状況、回答状況などを閲覧できます。
(イベント作成者が集計情報や参加者リストを閲覧できない設定にしている場合は該当項目が表示されません)
出欠期限内に参加/不参加/未定のいずれかを選択し「登録」ボタンを押すと出欠回答が完了します。
[キャンセル待ち]
参加人数制限があり、作成者がキャンセル待ち可で作成したイベントはキャンセル待ちをすることができます。キャンセル待ちとは参加者が減り参加人数に空きができたときにキャンセル待ち回答した人が
回答した順に参加者に繰り上がる機能です。
人数がいっぱいのイベントでは参加の選択肢がなくなり代わりに「キャンセル待ち」が選択肢に
追加されますので、繰り上げ参加待ちをしたい場合は「キャンセル待ち」で回答登録してください。
[ゲスト参加者]
ゲスト参加者とは団体に所属していないそのイベント限りの参加者の人数を
把握したい時に使用されます。
(フットサルの試合でその日だけの助っ人を呼ぶ場合など)
イベント作成者がゲスト参加ありでイベントを作成した場合のみ表示されます。
追加する場合は「+」ボタンを選択して、ゲスト参加者を登録してください。
イベント作成・編集方法
イベントを新規作成する場合はカレンダーまたはリスト右上の「+」ボタン、
またはカレンダーの日付の空白欄を選択しイベント作成画面へ進みます。
イベント作成権限が無い場合はプラスボタンは表示されず、また日付空白欄を選択しても作成画面に進む事はできません。
イベント作成画面でイベントの名前や内容、時間などを入力し「登録」するとイベントが作成されます。
毎月10日のイベント、毎週月曜日のイベントなど規則性がある複数イベントを登録する際は、「繰り返しイベント作成」タブから繰り返しイベントを作成します。
繰り返しイベント作成画面は通常のイベント作成画面の入力項目に加え、繰り返しイベントの開始終了時期、繰り返し間隔(毎日、毎週、毎月)を設定します。